こんにちはタスク管理驚き屋です。
日々のタスク管理は人生の三大迷走の1つで、無人島になに持っていく？に相当するくらい議論の絶えない問題です。
私も直近5年くらいタスク管理に悩んできました。
うすゆき
ガントチャートにハマったり、
うすゆき
機能モリモリタスク管理ツールを使ってみたり……
色々迷走した挙句、2年くらい安定してうまく行く管理方法を手に入れたので紹介します。
週を1ページ単位として、日毎にタスクを列挙するだけです。
……い か が で し た か ？ガントチャートどころかカンバンも優先度も複雑なステータス更新もありません。
現代文明では「大は小を兼ねる」という甘い言葉に釣られて機能モリモリSaaSを使いたくなっちゃいます。
ですがボタンの数が増える度に、維持するコストも高くなってしまいます。
タスク管理最大の敵は「維持」できなくなることです。
概念
この話を抽象化するとおそらく
漠然としていて何したらいいか分からない
↓
何にも手をつけられない
を解消することだと思っています。
分割統治
漠然としていて何したらいいか分からない原因は、現代があまりにも複雑すぎるからだと思っています。
5年先には結婚をしていたいから、そのためには3年付き合うと仮定して、さらにそのためにはそろそろマッチングアプリをするか...みたいな、仕事もプライベートもマイルストーンがあまりにも長すぎます。
結局じゃあ今日なにをすべき？が分からず、3年くらいモヤモヤして、4年目くらいで流石に焦って行動し始めるというのが世の常です。
人間は未来のことを抽象で捉えてしまいがちで行動に移せないらしく、意識的に具体で直近のタスクに落とす必要があります。
このタスク管理の要は全てが1日ごとにチェックボックスの項目の1つになる点です。
この制約で具体で直近のタスクになります。
しかし大抵やりたいことは1日ごとのチェックボックスに納まりません。
ですが大前提、抽象的で曖昧なことを目標にしても達成できません。
そもそも達成できたことすら分かりません。
タスクは小さい具体の単位に分割しましょう。
抽象のでかいタスクを具体の小さいタスクにする過程に意味があります。
UNIX哲学も清少納言も小さいものは美しいと言っています。
小さいものが正義です。
さっと始めてずっと続ける
タスクが最適な単位で分割できたところで人間を侮ってはいけません。
寝て起きたら大体のことは忘れてます。そして続けることが得意な生き物ではありません。
そこで大事なのはタスク管理に必要なことは現状とタスク内容を随時同期させることです。
これができなくなった瞬間に崩壊が始まります。
そして同期をする上で重要なのが気軽さです。
この気軽さは複雑なガントチャートやジャンル管理、重たいタスクアプリでは実現が難しいんです。仕事でプロジェクトマネージャーとしてやる！なら必要ですが、個人の生活はそうではありません。
そもそもタスク管理なんて名前が大袈裟です。
そんな崇高で仰々しい名前をやめて「チェックボックス屋さんごっこ」くらいで行きましょう。
触るものをチェックボックスだけにすることで、一気に気軽になります。
多機能タスク管理ツールでも設定しないことで似た状態にはできます。
しかしそのちょっとした未入力を完璧主義が邪魔し、結果としてタスク管理そのものをやめてしまうことがよくあります。
なんなら機能が増えたことでちょっと重くなるだけでも、人間はアクセスすることを簡単にやめてしまいます。
意外と人間は完璧主義です。
定期的な負債の解消
さて、チェックボックスにすることで続けることはできそうです。
ですがこの世界で何かを生み出すとき、完璧はあり得ないんです。
常に不足や想定外が起きます。
よく言われていることですが、強いやつが生き残るのではなく変化できるやつが生き残るみたいなやつです。タスク管理も同じです。
タスク管理に悩んできた全人類にとって首がもげるほど頷く内容ですが、無限に古いタスクがたまり続けるんですよね...
どんなにシンプルなタスクアプリを使っていたとしても、未完了タスクが溜まりすぎてタスクアプリごと放置され墓場と化す未来が待っています。
技術的負債と同じで簡単にタスクが負債となっていきます。
これ自体は避けることができません。
なのでガベージコレクションのような、定期的にリフレッシュする仕組みが必要です。
この管理方法では毎日の小さい単位、1週間という大きい単位でリセット圧が掛かります。
定期的にリセットがあることで、この負債を揉み消していきます。
具体
Notionのデータベースで1週間ごとにページを作ります。
私のビューでは期間を入れることで週が自動表示されるようにしています。
これはNotionの数式で実現できます。
下記のような計算式にすることで、「日付」を元に自動で入ります。
(本当は厳密でないけどパット見分かればいいのでヨシ)
month(prop("日付"))+"月第"+ceil((toNumber(formatDate(prop("日付"),"DDD")) - toNumber(formatDate(formatDate(prop("日付"),"YYYY-MM").parseDate(),"DDD")))/7)+"週" ページ内部では日毎にタスクを列挙するだけです。
これをテンプレにして毎週自動生成されるようにしています。
週が終わるとアーカイブをつけてビューには表示されないようにします。
週末の時点ですべてのタスクを終えていればアーカイブするだけですが、タスクが残っていると終わってないものを次の週に持ち越す必要があります。
ここはあえて手動です。めんどくささが生まれます。
この一手間が大事で、スクラム開発で言うところのStory Pointつける作業のようなものになります。自分にとって今週(今Sprint)でできるタスクはこれくらいかといった形で感覚が掴めてきます。
ちなみにNotionはワークスペースを分けるとスマホウィジェットの直近閲覧なども別となるため、スマホからのアクセス容易性という意味でも重要です。
こんな感じでウィジェット置いておくことで爆速で1ステップでタスク管理にアクセスできます。
おわり
現代文明は達成感が得にくくなってしまいました。
一方でタスクは締め切りのギリギリまで膨張します。
1日ごとのチェックボックスにすることで、現代病であるこの2つを同時に解決できてしまいます。
やっぱり制約と誓約です。HUNTER×HUNTERもそう言ってます。
